ОБЛІК, ЗВІТНІСТЬ І ЗАКОНОДАВЧО-СИСТЕМАТИЗАЦІЙНА РОБОТА В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРИ

Прийом та первинну обробку вхідних до­кументів здійснюють у вищестоячій прокура­турі працівники картотеки або спеціально ви­ділений працівник канцелярії, а в районній, міській та прирівняній до такої - начальник канцелярії, старший інспектор або інспектор.

Кореспонденція сортується на:

а) скарги, листи, заяви, телеграми громадян;

b) документи, що відносяться до листування за скаргами та справами;

с) кримінальні та цивільні справи;

d) інші документи.

Анонімні звернення не реєструються. Якщо в них містяться по­відомлення про злочини або про осіб, що їх вчинили, вони надси­лаються до органів, що ведуть оперативно-розшукову діяльність.

Документи реєструються один раз: вхідні - в день надходження, вихідні та внутрішні - в день підписання.

Скарги реєструються в алфавітну картку (додаток 6 до Інструкції по діловодству). Окрім цього виписують карту - посилання (додаток 7) на особу, стосовно якої подано скаргу. Якщо скарги стосуються су­дових та прокурорсько-слідчих рішень, то заводяться алфавітні кар­ти та довідки на них (додаток 8).

Під час реєстрації скарг та спеціальних донесень про вчинені злочини, вбивства, самогубства, нещасні випадки, якщо обвинува­ченого встановлено-алфавітну карту виписують на обвинуваченого, а карту-посилання - на заявника, вбитого, потерпілого. За відсутності цих даних карта заводиться за ФАКТОМ ПОДІЇ.

У прокуратурі проводиться реєстрація та облік наглядових про­ваджень - у книзі обліку наглядових проваджень (додаток 9), щодо кримінальних

Реєструються та обліковуються кримінальні та цивільні (гос­подарські) справи, витребувані в касаційному та виключному про­вадженні (додаток 11).

Порушені і прийняті до провадження кримінальні справи, в тому числі і ті, що надійшли з інших органів і прийняті слідчими і про­курорами до свого провадження, протоколи про злочини реєстру­ються у картотеці і враховуються у книгах обліку слідчих справ та протоколів про злочини.

Речові докази, цінності, особисті документи, вилучені в обви­нувачених по справах, обліковуються канцелярією в книзі обліку ре­чових доказів та цінностей на підставі протоколів вилучення та об­шуку.

Заяви громадян, повідомлення організацій, посадових осіб про злочини, що вже скоєні або готуються, а також усі відомості про злочини, що надійшли у формі сигналів (телефоном, телеграфом, у вигляді анонімного листа) реєструються у картотеці у випадках, коли в них вказані особи, яких звинувачують у вчиненні правопорушення. Книга обліку заяв та повідомлень (додаток 14), книга обліку сиг­налів (додаток 15) ведуться в цілому по прокуратурі, а не за струк­турними підрозділами.

Заяви, повідомлення, анонімні листи, телеграми про зло­чини, які надійшли поштою, працівник канцелярії реєструє в ал­фавітній картотеці та передає оперативному працівнику, який, залежно від змісту, дає письмову вказівку посадовій особі, що відповідає за ведення цих книг, в якій книзі вони повинні облі­ковуватись.

Усні заяви, повідомлення та сигнали реєструються у картотеці, якщо вони оформлені оперативним працівником прокуратури про­токолом прийняття усного сигналу за встановленою формою з про­ставленим реєстраційним штампом.

У прокуратурах ведеться також облік документообігу. Обсяг до­кументообігу - це кількість окремих видів та загальна кількість вхід­них, вихідних та внутрішніх документів у кожному структурному під­розділі та в цілому по прокуратурі.

Облік документів ведеться щоденно працівниками канцелярії під час первинної обробки та відправки документів за формою (додаток 36).

На початку наступного місяця дані про кількість документів за минулий місяць сумуються по кожному структурному підрозділу та до 7 числа представляються зведення начальнику служби діловод­ства, де їх до 10 числа зводять в цілому по прокуратурі за формою (додаток 37).

Результати обліку обігу документів узагальнюються секрета­ріатом та представляються керівництву для відпрацювання заходів щодо вдосконалення роботи з документами.

Канцеляріями прокуратур складаються щорічні номенклатури справ. Номенклатура справ - це систематизований перелік заго­ловків справ, що утворюються в діловодстві прокуратури із вказівкою строків їх зберігання, оформлений у встановленому порядку на за­гальному бланку прокуратури, не менше ніж у чотирьох екземплярах (додаток 38, 39):

- перший примірник зберігається у службі діловодства проку­ратури;

- другий використовується службою діловодства як робочий при­мірник;

- третій - як обліковий документ знаходиться у відомчому архіві;

- четвертий - в державному архіві.

Номенклатура справ переузгоджується з архівним закладом кож­ні 5 років. Перший примірник номенклатури на кожний рік збері­гається не менше 10 років.

Систематизація законодавства

Це - організаційно-методична робота щодо впорядкування придбання, поточного обліку, розміщення, зберігання норматив­них актів та робота з ними. Ця робота здійснюється за встанов­леною системою, яка передбачає обов'язкове ведення контроль­них екземплярів кодексів та інших офіційних видань, системати­зованої картотеки і алфавітно-предметного обліку секретних нор­мативних актів.

Відповідає за цю роботу прокурор, а виконує хтось із помічників, в обов'язки якого входить:

1) отримувати, зберігати і вести облік законодавчих, урядових та інших нормативних актів, а також юридичну літературу; вести контрольні екземпляри кодексів та інших нормативно-пра­вових актів; вести предметну (системну) картотеку; регулярно знайомити оперативний склад з діючим законодав­ством та іншими актами, давати довідки.

Систематизація законодавства в органах прокуратури дозволяє успішно виконувати прокуратурою завдання прокурорської діяль­ності, оскільки прокурори і слідчі будуть досконало знати діюче різногалузеве законодавство та уміло і правильно застосовувати його у всіх сферах.

Форми систематизації:

• колективне вивчення правових документів (правові семінари);

• наявність у кожного працівника особистої картотеки діючого законодавства, наказів Генерального прокурора України;

• наявність у прокуратурах штатних систематизаторів законо­давства, починаючи з обласних і вище, а за сумісництвом і у нижчестоячих:

• безпосереднє забезпечення Генеральною прокуратурою кар­тотеками нормативно-правових актів, офіційними виданнями, тематичними збірками і довідниками діючого законодавства, юридичними журналами тощо;

• у кожній прокуратурі ведуться контрольні екземпляри кодексів у всіх галузях права тощо;

• створення необхідних умов для зберігання законодавства та спецлітератури під грифом "для службового користування" тощо.