3.4.5. Зв'язки з громадськістю
Державне управління - Державне управління |
3.4.5. Зв'язки з громадськістю
Поняття громадських зв'язків
Сьогодні особливо гостро постає потреба не лише у моніторингу соціального середовища, а й у впливові на свідомість громадян за допомогою інформування через налагоджені канали комунікаційного зв'язку. Набуває гостроти та актуальності проблема встановлення дійових зв'язків з громадськістю, що передбачають чесні, відкриті, доброзичливі взаємовідносини між органами публічної влади та населенням. Саме із цього виникає порівняно нова функція державного управління - зв'язки з громадськістю, адже влада діє ефективно лише у тому випадку, коли її підтримує громадськість. Органи державної влади та місцевого самоврядування зобов'язані інформувати населення про напрями стратегічного розвитку (політику), програми й послуги, що надаються ними, звітувати про свою діяльність і нести перед ним відповідальність. Так, на думку Б. Гурне, «для органів адміністративного управління вкрай необхідно розробляти і систематично застосовувати політику поліпшення своїх зв'язків із громадськістю» [60, с. 77].
Термін «паблік рілейшнз» (Public relations), що перекладається з англійської як зв'язки з громадськістю, є відносно новим для органів державної влади та місцевого самоврядування України. Його почали використовувати лише в останні 8-9 років, із початком економічних перетворень. «Зв'язки з громадськістю» або «громадські зв'язки» (надалі ГЗ) відіграють дедалі більшу роль у діяльності органів державного управління, місцевого самоврядування, громадських об'єднань, у сфері підприємництва. ГЗ, що налічують більш як 90-річну історію існування в демократичних країнах, усе впевненіше входять у життєвий простір сучасної України, поступово усвідомлюється важливість і необхідність цієї функції у процесі здійснення державного управління.
Створення підрозділів зв'
Оскільки предметом нашого дослідження є діяльність управлінських структур, які пов'язані відносинами взаємодії і взаємозалежності з різними соціальними групами, спробуємо коротко з'ясувати зміст терміна «громадські зв'язки». У літературі сьогодні налічується близько півтисячі визначень «паблік рілейшнз». Американський фахівець Рекс Харлоу на їх основі запропонував таке:
«Зв'язки з громадськістю - це одна із функцій управління, яка сприяє встановленню та підтримці спілкування, взаєморозуміння і налагодженню співробітництва між організацією та громадськістю. Вона включає в себе вирішення різних проблем: забезпечення керівництва інформацією про громадську думку та надання допомоги у розробці відповідних заходів; забезпечення їх діяльності в інтересах громадськості; підтримання управлінців у стані готовності до різних змін шляхом своєчасного передбачення тенденцій; використання досліджень та відкритого спілкування як основних засобів діяльності [289].
Як бачимо, ключовими поняттями цього визначення є терміни «організація» та «громадськість». На взаємозалежність між ними вказують С. Катліп, А. Сентер, Ф. Брум - автори відомої книги «Ефективні громадські зв'язки», яку часто називають «біблією» громадських зв'язків [284]. На їхню думку, якщо дії якоїсь організації мають вплив на певну групу, то ця група становить громадськість (публіку) для даної організації, і, навпаки, якщо якась група може впливати на організацію, то це є громадськість (публіка) для даної організації.
До організацій у нашому випадку ми відносимо органи виконавчої влади. Хто ж репрезентує їх громадськість? Під громадськістю в паблік рілейшнз розуміють ту частину соціального оточення, яка своєю поведінкою може безпосередньо чи опосередковано впливати на успішну діяльність організації. Для органу влади істотне значення має його репутація саме у цих категорій громадськості. Наприклад, для такого органу виконавчої влади, як обласна державна адміністрація, основною публікою є жителі відповідної області в цілому, а також організації, установи, підприємства, громадські об'єднання, які перебувають у відносинах взаємозалежності з цим органом виконавчої влади. Отже, громадські зв'язки органу виконавчої влади - це достатньо широка система взаємин, ядром якої є стосунки між цим органом і громадянами, відносно яких цей орган здійснює свій управлінський вплив.
Основною метою ГЗ є створення зовнішнього і внутрішнього політико-соціально-психологічного середовища, сприятливого для успішної роботи органу державного управління, забезпечення бажаної поведінки громадськості щодо цього органу влади [227; 151, с 42]. Державні органи влади заінтересовані в отриманні публічної підтримки та зменшенні опозиції своїм діям.
Для того, щоб досягти взаєморозуміння, доброзичливих відносин та співпраці між органом державної влади і громадськістю, слід дотримуватися таких вимог:
забезпечити широке, адекватне інформування як усієї громадськості, так і окремих її соціальних груп;
організувати ефективний «зворотний зв'язок» із громадськістю;
залучити громадськість до участі в процесі обговорення та прийняття рішень [151, с 42].
В установах, які дбають про свій позитивний імідж, посередниками між їх керівництвом та публікою є професіонали високого гатунку у сфері громадських зв'язків. Адже працювати в умовах цивілізованого політичного ринку сьогодні надзвичайно важко і відповідально. Ці спеціалісти повинні бути здатними: по-перше, пояснити громадськості рішення керівництва організації; по-друге, пояснити громадську думку керівництву організації. З одного боку, вони зобов'язані надавати представникам ЗМІ офіційну інформацію (оскільки є державними службовцями), з іншого - перебувають під постійним пресом журналістів, які намагаються спровокувати їх на відвертість у коментарях. До цього додається внутрішня боротьба між тим, що треба сказати широкому загалу, і тим, що діється насправді. Як бачимо, робота у цій сфері наповнена внутрішнім драматизмом і зовнішніми складнощами, а тому вимагає від фахівця особливих знань та умінь. Серед особистих рис, якими повинні бути наділені спеціалісти ГЗ, виділяють такі: комунікабельність, інтелігентність, ерудиція, ініціативність, наполегливість, доброзичливість, відкритість, чесність, почуття гумору. Найбільш прийнятною базовою освітою для фахівця з ГЗ вважається журналістська, політологічна, соціологічна, психологічна, педагогічна, філологічна. Хоча професійна підготовка таких спеціалістів, чиї функції є значно ширшими від згаданих спеціальностей, повинна отримати самостійне місце у системі вищої школи України.
Аналізуючи практику, можна відзначити, що через відсутність відповідних служб, дуже часто найважливішу частину функції зв'язків з громадськістю виконують керівники організацій. У цьому зв'язку заслуговує на увагу думка відомого американського фахівця з громадських зв'язків Джеймса Е. Груніга: «Громадські зв'язки - це, насамперед, взаємини між керівництвом організації (а не всією організацією) та громадськістю» [183].
На основі такого твердження можна зробити висновок, що ГЗ можуть охоплювати сферу не лише зовнішньої (за межами організації), а й внутрішньої (всередині організації) комунікації, крім того, специфіка ГЗ полягає у тому, що представник цієї професії в ідеалі повинен бути водночас представником певної організації та посередником між нею і публікою.
Найпоширеніші моделі громадських зв'язків
Практика зв'язків органів виконавчої влади з тими, на кого вони здійснюють свій вплив, передбачає насамперед інформування громадськості з метою надання їй загального уявлення про діяльність, реалізацію планів та проблеми, які доводиться їм розв'язувати. Для досягнення цієї мети органи виконавчої влади використовують такі основні види комунікативних каналів:
безпосереднє спілкування - особисті контакти між громадянами (об'єднаннями громадян), з одного боку, і посадовими особами органу влади - з іншого;
спілкування за допомогою засобів зв'язку (телефон, різноманітні форми особистого листування);
опосередковане спілкування через засоби масової інформації (преса, телебачення, радіо, комп'ютерні мережі тощо) [225].
Найсильніше враження від того чи іншого органу влади громадяни отримують завдяки особистому контакту з посадовими особами та державними службовцями цього органу. Такої думки дотримуються дослідники громадських зв'язків Ч. Крейг, О. Гріффіз. Британський дослідник ГЗ Брайєн Гарві наголошує, що функціонування громадських зв'язків влади починається з «фундаментальних і часто недооцінюваних малих справ». Тобто, ГЗ «починаються з передніх дверей, з телефону і з листування» [229, с 42].
Із повсякденної практики відомо, що зв'язки з громадськістю органів державної влади базуються саме на враженнях громадян від роботи місцевих служб та від ефективної роботи державних службовців різного рангу. Велике значення у контактах з відвідувачами державною органу має здатність службовців справити приємне враження своєю привітністю. Протягом робочого дня державні службовці спілкуються з відвідувачами, які звертаються до них за допомогою при вирішенні тих чи інших проблем. При цьому можливі такі варіанти, службовець:
а) бере на себе вирішення певної проблеми;
б) інформує громадянина про те, у компетенції якої посадової особи чи органу є можливість вирішити його проблеми;
в) дає пояснення, чому проблема не може бути вирішена даною установою.
У свою чергу, громадяни повинні цінувати робочий час службовців, оскільки, будучи заклопотаними своїми справами, люди часто забувають про це. З іншого боку, посадова особа, якщо вона зневажливо ставиться до відвідувача, може надовго зіпсувати враження навіть від досить ефективної діяльності органу управління. Ввічливість, яка нічого не коштує, але високо оцінюється, може допомогти уникнути зайвих проблем.
Для полегшення спілкування з громадянами органи державної влади застосовують методи ознайомлення з відомостями практичного характеру, які б давали можливість відвідувачам логічно обґрунтовувати свої вимоги до державних служб. Така інформація може поширюватись у друкованому вигляді (видання брошур, розміщення довідкових матеріалів для відвідувачів, розклеювання рекламних афіш тощо), через теле-, радіопередачі, Інтернет, відеофільми, організації виставок тощо. Ці методи будуть по-справжньому ефективними лише за наявності в адміністрації достатніх фінансових ресурсів та кваліфікованих фахівців (журналістів, дизайнерів тощо).
Практика свідчить, що позитивні результати досягаються при безпосередньому спілкуванні посадових та службових осіб з громадянами в установах чи телефоном. Із цією метою практикуються «гарячі лінії» для прийому найзлободенніших запитів населення, публікуються телефонні номери керівників та служб, за якими громадяни можуть отримати необхідну інформацію. Деякі органи влади та керівники практикують безпосереднє телефонне спілкування з широкими верствами населення в наперед визначений час, а також спілкування з телеглядачами, радіослухачами в прямому ефірі або з читачами друкованих ЗМІ під час телефонних розмов у редакції. Така практика спілкування членів Кабінету Міністрів України, керівників центральних органів виконавчої влади з громадськістю стала в Україні вже традиційною.
Важливе значення у регулюванні взаємин між громадянами і органами влади відіграє прийом громадян відповідними посадовими особами, а також робота із зверненнями громадян. Це положення закріплене у статті 40 Конституції України: «Усі мають право направляти індивідуальні чи колективні письмові звернення або особисто звертатися до органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів, що зобов'язані розглянути звернення і дати обґрунтовану відповідь у встановлений законом строк». Для забезпечення практичної реалізації цього конституційного права 2 жовтня 1996 року вступив у дію Закон України «Про звернення громадян». Виконання зазначеного Закону центральними і місцевими органами виконавчої влади здійснюється відповідно до Указу Президента України від 19.03.97 «Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення».
Поліпшенню взаємин між органами державної влади і громадськістю також сприяє спрощення адміністративних формальностей: зведення до мінімуму кількості документів, які повинна подавати в державну установу особа, що домагається якогось адміністративно-управлінського рішення; скорочення числа відвідувань на прийоми і відомостей, які необхідно представити прохачеві; скорочення тривалості обробітку заявних матеріалів; обладнання спеціальних приміщень для прийому відвідувачів; добір і навчання державних службовців, які здійснюють ці функції.
Узагальнюючи вищесказане, можна зробити висновок, що управлінські документи значно виграють, якщо їх краще пристосувати до потреб громадськості. Це стосується як їх зовнішнього вигляду, так і ділового стилю - звертаючись до широкої аудиторії, посадова особа, орган управління повинні уникати канцеляризмів та чиновницьких штампів, говорячи мовою, зрозумілою широким верствам населення.
Інформування населення про роботу органів державної влади та органів місцевого самоврядування здійснюється відповідно до Конституції України, законів України «Пре інформацію», «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації», указів Президента України «Про удосконалення діяльності органів виконавчої влади з питань інформування населення», «Про додаткові заходи щодо забезпечення відкритості у діяльності органів державної влади» та іншими нормативно-правовими актами. У цих законодавчих актах закріплено форми й порядок інформування, висвітлення роботи органів влади аудіовізуальними, друкованими ЗМ1, відповідальність за порушення.
Враховуючи особливе значення інформації у стосунках між органами влади та громадянами, розглянемо окремі положення Закону України «Про інформацію». Відповідно до цього Закону органи влади зобов'язані інформувати про свою діяльність та прийняті рішення. Стаття 10 гарантує «створення механізму здійснення права на інформацію» і встановлює відповідальність «за порушення законодавства про інформацію», стаття 21 визначає основні джерела інформації про діяльність органів влади, стаття 28 встановлює режим доступу до інформації.
У контексті проблеми зв'язків з громадськістю важливе значення має стаття 34 Закону України «Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні». Вона передбачає право громадян одержувати публічно поширювану інформацію органів влади та їх посадових осіб. Закон України «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації» передбачає акредитацію журналістів і технічних працівників ЗМІ при органах державної влади і органах місцевого самоврядування шляхом їх реєстрації на підставі офіційного подання заяв (стаття 3). У свою чергу, органи влади повинні заздалегідь інформувати акредитованих журналістів про важливі заходи, плани та допомагати в організації їх діяльності.
Існують різні типи взаємин органів влади з незалежними від них засобами інформації. Ці стосунки здебільшого залежать від спрямованості конкретного органу інформації і можуть бути прихильними до органу влади, підтримуючи його діяльність, або займати переважно критичну позицію. Оскільки засоби масової інформації орієнтуються на різні політичні сили чи угруповання, спираються на певні бізнесові структури, нерідко спостерігається протистояння представників органів влади і преси, При цьому важливо наголосити, що преса має бути в конструктивній опозиції до влади - залежність преси від влади, за світовими стандартами, є нонсенсом, ненормальним явищем. У будь-якому демократичному суспільстві існують відверто опозиційні до влади засоби інформації, що відповідає функції преси як «громадського контролера уряду». А тому, незважаючи на позицію засобів масової інформації щодо органу влади, останній не повинен нехтувати співпрацею з ними, беручи до уваги переважаючий вплив мас-медіа на формування громадської думки. Кожен орган державної влади, кожен керівник, які дбають про свій позитивний імідж в очах громадськості, намагаються оптимально використати можливості поширення відомостей про свою діяльність за допомогою ЗМІ. Враховуючи, що саме через ЗМ! найефективніше передається інформація, слід використовувати різні форми її підготовки та отримання:
випуск і поширення інформаційних бюлетенів, прес-релізів, оглядів, фото-, відеоматеріалів, інформаційних збірників, експрес-інформації;
проведення прес-конференцій, брифінгів, політичних діалогів, телевізійних дебатів, «круглих столів», прес-клубів, організація інтерв'ю з керівниками органів влади, посадовими особами для працівників ЗМІ;
підготовка й проведення теле- і радіопередач;
забезпечення публікацій (виступів) у ЗМІ керівників або інших відповідальних працівників органів влади;
створення архівів інформації про діяльність органу влади;
розміщення веб-сторінок в Інтернеті про орган влади та його діяльність;
інші форми поширення офіційної інформації, що не суперечать чинному законодавству.
З метою створення потужної системи інформаційного забезпечення органів виконавчої влади, системи інформування громадськості про свою діяльність та досягнення прозорості в роботі в Україні створено Єдиний веб-портал органів виконавчої влади - центральна частина електронної інформаційної системи «Електронний уряд», яка призначена для інтеграції веб-сайтів, інших електронних інформаційних систем органів виконавчої влади та надання послуг громадянам та юридичним особам через мережу Інтернет. «Електронний уряд» у різних країнах - це віртуальний інформаційний простір взаємодії уряду та громадян, що ґрунтується на синтезі інформаційно-комунікативних технологій, нормативно-правовій та інормаційно-ресурсній базах [127]. Склад інформації, яка надається органами виконавчої влади на власних веб-сайтах, її структура та оформлення визначаються вимогами постанови КМУ від 04.01.2002 № 3 «Про Порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади» та Порядком інформаційного наповнення та технічного забезпечення Єдиного веб-порталу органів виконавчої влади.
Оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади здійснюється шляхом впровадження та використання сучасних інформаційних технологій для надання інформаційних та інших послуг громадськості, забезпечення її впливу на процеси, що відбуваються у державі.
Прикладом нових підходів щодо інформування громадськості та забезпечення прозорості політики уряду стало офіційне публікування на веб-сторінці Кабінету Міністрів (www.kmu.gov.ua) матеріалів до засідань урядових комітетів, порядків денних засідань уряду та всіх прийнятих постанов і розпоряджень уряду.
Інтернет - це засіб модернізації, оскільки дає можливість віртуального надання послуг з меншою витратою коштів і часу. Завдяки швидкому інформуванню він сприяє діалогу держави з громадянами, відкриває нові можливості безпосереднього залучення останніх до політичного життя. Досвід інших країн показує, що комп'ютерні технології «Електронного уряду» значно поліпшують взаємодію органів виконавчої влади та їх структурних підрозділів, зменшують непродуктивну їх роботу. Підвищується ефективність державно-управлінських рішень, оскільки проекти їх попередньо виставляються на веб-сторінки «Електронного уряду» для громадського обговорення. Підприємці, промисловці, вчені, інші громадяни подають при цьому цінні пропозиції та оригінальні ідеї, що дають значний економічний та соціальний ефект.
Так, у Німеччині з 1999 року розпочалася програма «Сучасна держава - сучасна адміністрація», метою якої є прозоріша, оперативніша, економніша діяльність органів державної влади. Інтеренет та електронна пошта стали основними джерелами діалогу держави з громадянами та залучення останніх до суспільних процесів, а також засобом надання громадських послуг. Запровадження розрахунків витрат і надходжень в електронному варіанті, якими вже охоплено 89% державних органів, сприяло скороченню до 92 з 654 федеральних установ [294]. Тепер у цій країні здати податкову декларацію, статистичний звіт, подати заяву на кредит для навчання можна просто натиснувши на мишку комп'ютера. За посередництвом Інтернету громадяни Німеччини можуть звернутися до будь-якого федерального міністерства з порадою, пропозицією чи зауваженням. Через портал послуг відкритий доступ до електронних сторінок 1300 інституцій і служб. А запровадження у травні 2001 року юридично чинного електронного підпису значно спростило формальні процедури у розрахунках у сфері підприємницької діяльності. За підрахунками федерального уряду, після повної реалізації проекту «E-Government» щорічні заощадження у цій країні становитимуть 400 мільйонів евро.
Розуміння важливості функції зв'язків із громадськістю у демократичному суспільстві привело до створення спеціальних підрозділів, на які покладається здійснення відповідної діяльності. Якщо на початку становлення інституту державної служби в Україні зв'язки з громадськістю здебільшого обмежувалися роботою прес-секретаря керівника органу влади, то на сучасному етапі відповідні функції здійснюють цілі структурні підрозділи - інформаційні служби. Відповідно до статті 1 Закону «Про порядок висвітлення...» інформаційні служби органів державного управління - це структурні підрозділи цих органів, що виконують інформаційно-аналітичні функції та забезпечують зв'язки із засобами масової інформації та громадськістю. До них належать: інформаційні управління, управління внутрішньої політики" інформаційно-аналітичні підрозділи, прес-служби, прес-центри, управління і центри громадських зв'язків, прес-бюро, прес-секретарі та прес-аташе з відповідним апаратом. Ці служби відповідають за розробку та реалізацію комунікативних планів, підготовку прес-релізів, текстів для доповідей, публікацій, кореспонденцію, організацію доступу до державної інформації тощо. Крім того, певна частина структурних підрозділів органів виконавчої влади спеціально зорієнтована на постійну роботу з окремими групами громадськості - це служби: кадрової роботи, розгляду звернень громадян, соціального захисту населення, у справах захисту населення від наслідків аварії на ЧАЕС, міграції, у справах релігій тощо.
Відповідальним напрямом діяльності служб ГЗ є збереження, обробка та аналіз інформації, підбір статей у пресі з певних питань. Спеціалісти зв'язків з громадськістю щоденно проводять моніторинг матеріалів ЗМІ, що дає можливість виявити суспільні проблеми та настрої, визначити альтернативи управлінським рішенням, з'ясувати сили, що заінтересовані в певних подіях, тощо. Відібрані матеріали обробляються та заносяться на спеціальні картки за певними тематичними розділами, таким чином формується банк даних. Збираються також матеріали для спеціальної бібліотеки з питань державного управління, місцевого самоврядування, політології, соціології тощо.
У цілому банк інформації включає такі види матеріалів:
управлінська інформація, нормативно-правові акти, рішення сесій, нарад, колегій;
доповіді керівників;
статистичні дані;
довідкова інформація;
відбір матеріалів про орган влади та роботу його структурних підрозділів, організацій, установ, підприємств;
банк поліграфічної продукції.
Систематизована інформація допомагає в роботі не тільки службі ГЗ, а й всього органу виконавчої влади та його структурних підрозділів.
Необхідним напрямом діяльності є дослідження громадської думки, аналіз статистичних даних, узагальнення результатів опитувань.
Поширеним явищем у нашій країні є інформування громадськості про діяльність органів влади через їх власні друковані й електронні засоби інформації. Це можуть бути як газети і журнали, засновниками чи співзасновниками яких є органи влади, так і аудіовізуальні ЗМІ. Цей метод є надзвичайно ефективним, враховуючи те, що майже всі матеріали, що подаються в цих ЗМІ, мають переважно позитивне забарвлення стосовно органів влади. А негативом може бути не надто цікавий, через перевантаження офіціозом, зміст цих мас-медіа і, відповідно,- невеликі тиражі та обмежена аудиторія глядачів чи радіослухачів порівняно з незалежними засобами масової інформації.
У нашій країні прикладами такого методу інформування можуть бути друковані видання - газета «Урядовий кур'єр», журнал «Вісник державної служби України», інші центральні та регіональні газети.
Отже, функція зв'язків з громадськістю є надзвичайно важливою і відповідальною сферою діяльності органів публічної влади, яка передбачає різноманітні технології та шляхи реалізації інформаційної взаємодії. Адже ефективна робота будь-якого адміністративного органу без чесних, відкритих, доброзичливих відносин між ним і населенням стає проблематичною.
Тому сьогодні вкрай важливо, щоб керівники владних інституцій усвідомили всю значущість функціонування спеціальних підрозділів - інформаційних служб. Тільки тоді, коли буде розроблена стратегія і тактика роботи з громадськістю, коли з'являться висококваліфіковані кадри у цій галузі, стане можливим підняття престижу органів влади й поступове повернення довіри до держави в цілому.
Розвиток системи зв'язків із громадськістю в органах влади дасть можливість створити дійовий механізм вирішення багатьох проблем, що виникають у стосунках між інститутами держави та громадянського суспільства, і, насамперед, подолати відчуженість між громадськістю та державою, забезпечити баланс стратегічних і особистих інтересів, соціальну злагоду.
< Попередня Наступна >