§ 7. Документація та її роль у розслідуванні злочинів

Документація є важливим складовим елементом методу бухгалтерського обліку. Це спосіб первісного спостережен­ня за господарськими операціями та обґрунтуванням бух­галтерських записів.

Носій інформації, що дає право на здійснення госпо­дарської операції і є доказом її існування, має назву доку­мента.

Кожна господарська операція має бути документально оформленою і відображеною в бухгалтерському обліку.

Оформлення документів — головна та обов’язкова умо­ва здійснення господарських операцій. Правильно оформ­лені документи є підставою для здійснення записів у бух­галтерський облік. З допомогою документації здійснюєть­ся спостереження за роботою підприємства, контролюється законність і доцільність господарських операцій (Положен­ня про документальне забезпечення записів у бухгалтерсь­кому обліку від 24 жовтня 1995 р. № 88).

Різноманітні злочини (переважно розкрадання приват­ного, колективного та державного майна у різних галузях економіки) виявляють з допомогою суперечностей, що містяться:

в окремому документі;

у двох або кількох документах, які відображають рух однієї чи кількох взаємозв’язаних операцій;

у документах, що відображають рух однорідних цінно­стей, зафіксованих у даних бухгалтерського обліку

Під час розслідування злочинів використовують доку­менти різних форм і призначення. У виборі форми первин­них документів слід керуватися альбомом Уніфікованих форм первинної документації для підприємств і організацій (затверджено наказом Держкомстату СРСР від 28 грудня 1969 р. № 241).

Документи, що використовують, мають відповідну кла­сифікацію:

1. За призна

розпорядчі, що містять завдання на проведення опе­рації (наказ);

виконавчі, які складаються в момент здійснення опе­рації чи одразу після неї (видаткова накладна);

комбіновані, наприклад, розпорядження на здійснен­ня операції та його підтвердження (видатковий касовий ордер);

документи бухгалтерського оформлення (довідки, ор­дери, зведення).

2. За кількістю відображених операцій:

разові (про одну операцію — накладна, рахунок);

нагромаджувальні (про однорідні операції за певний період часу — нагромаджувальні відомості).

3. За місцем складання:

зовнішні (з іншими контрагентами — договір);

внутрішні (всередині підприємства — зі складу чи на склад, у цех тощо).

4. За ступенем узагальнення:

первинні (перші або останні документи, що реєструють дану господарську операцію — прибуткові накладні тощо);

зведені, що узагальнюють первинні: облікові реєстри; звітність.

Порядок створення, прийняття і відображення в бухгал­терському обліку, а також зберігання первинних доку­ментів, облікових реєстрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їхніми об’єднаннями та госпрозрахунко­вими організаціями (крім банків) незалежно від форм влас­ності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету, регулюється По­ложенням про документальне забезпечення записів у бух­галтерському обліку.

Господарські операції відображуються в бухгалтерсько­му обліку методом їх повного та безперервного документу­вання. Записи в облікових реєстрах здійснюються на підставі первинних документів.

Усі первинні документи, облікові реєстри та бухгалтерсь­ка звітність мають вестися українською мовою. Поряд з нею може вживатись інша мова в порядку, визначеному статтею 11 Закону України «Про мови в Українській РСР».

Документи, що є підставою дня записів у бухгалтерсько­му обліку і написані іноземною мовою, повинні мати тотож­ний відповідник у перекладі державною мовою або іншою, що вживається поряд з нею.

Первинні документи — це письмові свідчення, що фіксу­ють і підтверджують господарські операції, включаючи роз­порядження та дозволи адміністрації (власника) на їхнє здійснення.

Первинні документи мають бути складені під час прове­дення кожної господарської операції, а якщо немає такої можливості — одразу після її завершення. При реалізації товарів за готівку допускається складання первинного до­кумента не рідше одного разу на день на підставі даних ка­сових апаратів, чеків тощо. Для контролю та впорядкуван­ня оброблення інформації на основі первинних документів можуть складатися зведені документи.

Документи, виготовлені з допомогою обчислювальної техніки на машинозчитувальних носіях, застосовуються в бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості.

Документ, виготовлений машинним способом, має бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому) за вимогами відповідного стандарту, і закодований згідно з затвердженою системою кодифікації.

На вимогу контрольних або судових органів та своїх контр­агентів підприємство, установа зобов’язані за свій рахунок виготовити копії таких документів на паперовому носії.

Первинні документи (на паперових і машинозчитуваль­них носіях інформації) для надання їм юридичної сили і до­казовості повинні мати такі обов’язкові реквізити: назва підприємства, установи, від імені яких складено документ; назва документа (форми); код форми; дата і місце складан­ня; зміст господарської операції та її вимірники (у натураль­ному та вартісному виразі); посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської опе­рації і складання первинного документа.

У разі застосування засобів обчислювальної та іншої орг­техніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду.

Залежно від характеру операції та технології оброблен­ня даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача, тощо.

Документ може бути підписаний від руки, із застосуван­ням факсиміле, штампу, символу або іншим механічним чи електронним способом свідчення. Підписи осіб, відповідаль­них за складання первинних документів на обчислюваль­них машинах та інших засобах оргтехніки, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змо­гу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила госпо­дарську операцію.

Документ на машинозчитувальному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання доку­мента. Належність коду конкретній особі реєструється організацією—створювачем документа на машинозчиту­вальному носії; крім того, створюються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість для інших осіб користуватися кодами.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерства­ми і відомствами України.

Додаткові вимоги до порядку створення первинних до­кументів про касові та банківські операції, рух цінних па­перів, товарно-матеріальних цінностей та інших об’єктів майна передбачаються відомчими нормативними актами.

У випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності, які друкуються за зразками типових або спеціа­лізованих форм, затверджених відповідно Міністерством статистики за погодженням з Міністерством фінансів Ук­раїни або міністерствами і відомствами за погодженням з Міністерством статистики і Міністерством фінансів Украї­ни, з обов’язковим друкуванням на бланках квитанцій, квитків, талонів, абонементів тощо номінальної вартості. Всі бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок позначення якої (нумератором, друкарським способом) вста­новлюють міністерства і відомства.

Порядок використання та обліку бланків первинних до­кументів суворої звітності, а також коло господарських опе­рацій, оформлення яких здійснюється на таких бланках, встановлюються відповідними нормативними актами.

Записи в первинних документах та облікових реєстрах мають здійснюватись лише чорнилом темного кольору, па­стою кулькових ручок, з допомогою друкарських машинок, принтерів та інших засобів, покликаних забезпечити збе­реження цих записів протягом встановленого терміну збе­рігання документів та запобігти несанкціонованим виправ­ленням.

Вільні рядки в первинних документах підлягають обо­в’язковому закреслюванню.

Створення первинних документів на машинозчитуваль­них носіях здійснюється з дотриманням вимог вказівок про надання юридичної сили документам на носіях інформації та організацію бухгалтерського обліку з використанням об­числювальної техніки.

Керівник підприємства, установи забезпечує фіксуван­ня фактів здійснення всіх господарських операцій, що були здійснені в первинних документах, та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками нормативних ви­мог щодо порядку оформлення та подання для обліку відо­мостей і документів.

Керівник підприємства, установи затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’яза­ної з відпуском (витрачанням) грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна і наданням документів. Кількість осіб, наділених правом підписувати документи на здійснення операцій з видачі особливо дефіцитних товарів і цінностей, а також бланків суворої звітності, має бути обмеженою.

Відповідальність за вчасне та якісне складання докумен­тів, подання їх у встановлені графіком документообігу тер­міни для відображення в бухгалтерському обліку, та дос­товірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Первинні документи підлягають обов’язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, з метою дотримання наявності в документах обо­в’язкових реквізитів та відповідності господарської операції чинному законодавству, логічної пов’язаності окремих по­казників.

Забороняється приймати до виконання первинні доку­менти на операції, що суперечать законодавчим і норматив­ним актам, встановленому порядку прийняття, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінан­сову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи обо­в’язково передаються головному бухгалтеру підприємства, установи для прийняття рішення.

Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати позначку, що виключає можливість їх повторного викорис­тання: в разі ручної обробки — дату запису в обліковий реєстр, а в разі застосування оргтехніки — відбиток штам­па оператора, відповідального за їхню обробку.

Усі документи, що додаються до прибуткових та видат­кових касових ордерів, а також документи, які стали підста­вою для нарахування заробітної плати та інших виплат, підлягають обов’язковому погашенню штампом або ручним написом «Одержано» чи «Сплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Інформація переноситься до облікових реєстрів після пе­ревірки первинних документів за формою і змістом.

Підприємства й установи, що складають облікові реєст­ри на машинозчитувальних носіях, зобов’язані забезпечи­ти технічні засоби для їхнього відтворення у зручному для читання вигляді.

Перенесення інформації з первинних документів у об­лікові реєстри здійснюється в міру її надходження до місця обробки (бухгалтерія, обчислювальна установка), проте не пізніше терміну, що забезпечує вчасне нарахування та ви­дачу заробітної плати, складання бухгалтерської і статис­тичної звітності, декларацій і розрахунків.

Форми облікових реєстрів, порядок записів у них, оброб­ки та використання необхідної інформації визначаються відповідними документами про порядок їх застосування.

Інформація про господарські операції підприємства, ус­танови за звітний період (місяць, квартал, рік) з облікових реєстрів переноситься у згрупованому вигляді до бухгал­терських звітів, порядок складання яких встановлюється відповідною інструкцією.

Виправлення помилок у первинних документах та об­лікових реєстрах. У тексті та цифрових даних первинних документів, облікових реєстрів і звітів будь-які підчистки та несанкціоновані виправлення не допускаються.

Помилки в первинних документах, облікових реєстрах і звітах, заповнених від руки, виправляються коректурним способом: неправильний текст (або цифри) закреслюється і над закресленим надписується правильний. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочита­ти виправлене.

Помилки в облікових реєстрах за минулий звітний період виправляються способом сторно. Він передбачає складан­ня бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспон­денція рахунків) заноситься червоним чорнилом або пастою кулькових ручок темного кольору. Внесенням цих даних до облікового реєстру в місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис і відображуються правильні сума та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.

Виправлення помилки супроводжується написом «ви­правлено» та підтверджується додатковими підписами осіб, які виявили помилку, із зазначенням дати виправ­лення.

У документах, якими оформлені касові й банківські опе­рації та операції з цінними паперами, виправлення не до­пускаються.

Організація документообігу. З метою впорядкування та вчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом керівника підприємства, ус­танови встановлюється графік документообігу, в якому вка­зуються дати створення або одержання від інших підпри­ємств та установ документів, прийняття їх до обліку, пере­дачі на обробку та до архіву.

Графік документообігу на підприємстві, в установі по­кликаний визначити необхідну кількість підрозділів і ви­конавців, які мають справу з первинним документом, опти­мальний термін його перебування в підрозділі, сприяти по­ліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його ме­ханізації та автоматизації.

Графік документообігу оформлюється у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та оброблення до­кументів, що виконуються кожним підрозділом підприєм­ства, установи із зазначенням їх взаємозв’язку і термінів ви­конання робіт.

Працівники підприємства, установи створюють і пода­ють первинні документи, які належать до сфери їхньої ком­петенції, за графіком документообігу. Для цього кожен ви­конавець забезпечується витягом з графіка, в якому наве­дено перелік документів, робота з якими належить до його функціональних обов’язків, терміни їх подання та підроз­діли підприємства, установи, до яких передаються ці до­кументи.

Контроль за дотриманням графіка документообігу на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалте­ром, вимоги якого щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку необхідних документів та відомостей є обов’язковими для всіх підрозділів і служб підприє­мства.

Зберігання документів. Первинні документи та облікові реєстри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти й балан­си підлягають обов’язковій передачі до архіву. До того вони зберігаються в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності мають зберігаються в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що убез­печує їх від пропажі, підробки тощо.

Порядок зберігання первинних та вихідних документів на машинозчитувальних носіях визначається вказівками щодо організації бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.

Первинні документи поточного місяця, що оброблені руч­ним способом і належать до відповідного облікового реєст­ру, комплектуються в хронологічному порядку, нумерують­ся, зброшуровуються й передаються до архіву з супровідною довідкою.

Термін зберігання первинних документів, облікових реєстрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві під­приємства, установи визначається згідно з Переліком ти­пових документів, що створюються в діяльності органів державної представницької та виконавчої влади та місце­вого самоврядування, інших установ, організацій і під­приємств (див.: Офіційний вісник України. — 1998. — № 38.— Ст. 1414).

Зберігання первинних документів та облікових реєстрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звіт­ності, а також бухгалтерських звітів і балансів, їх оформ­лення й передачу до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.

Первинні документи, облікові реєстри, бухгалтерські звіти та баланси можуть видаватися з бухгалтерії, а також з архіву підприємства, установи працівникам інших структур­них підрозділів тільки за рішенням головного бухгалтера.

Вилучення первинних документів, облікових реєстрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено лише за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державно-реві­зійної та податкової служб відповідно до чинного законодав­ства України. Вилучення оформлюється протоколом (ак­том), копія якого вручається під розписку відповідній по­садовій особі підприємства, установи.

З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприє­мства, установи можуть зробити копії та скласти реєстр до­кументів, що вилучаються, з зазначенням підстав і дати ви­лучення.

Якщо вилучаються недооформлені (незброшуровані, непронумеровані тощо) томи документів, то з дозволу і в присутності представників органів, що здійснюють вилучен­ня, відповідні посадові особи підприємства, установи мо­жуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, зброшурувати, опечатати, засвідчити своїм підпи­сом та печаткою).

Органи, що вилучили документи, забезпечують підприє­мствам, установам за їхнім письмовим зверненням мож­ливість зробити витяг, копію документів для видачі дові­док за обставинами згідно із законодавством.

У разі повернення вказаними органами документів, що були раніше вилучені, вони приймаються під розписку відповідною посадовою особою підприємства, установи та разом з рішенням про повернення підшиваються до тих томів, з яких документи були вилучені та в яких містять­ся постанови про вилучення, реєстр і копії таких доку­ментів.

У разі пропажі або знищення первинних документів, об­лікових реєстрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та на­казом призначає комісію для встановлення переліку доку­ментів, яких бракує, і розслідування причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії залучаються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформлюються актом з подаль­шим затвердженням його керівником підприємства, уста­нови. Копія акта в 10-денний термін надсилається керівно­му органу, до сфери управління якого належать підприємство, установа, а також: підприємством — державній подат­ковій адміністрації; установою — місцевому фінансовому органу.