ОСОБЛИВОСТІ ВЧИНЕННЯ НОТАРІАЛЬНИХ ДІЙ ПОСАДОВИМИ ОСОБАМИ ОРГАНІВ МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ. М. Долинська
ОСОБЛИВОСТІ ВЧИНЕННЯ НОТАРІАЛЬНИХ ДІЙ
ПОСАДОВИМИ ОСОБАМИ ОРГАНІВ
МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ.
М. Долинська
Головне управління юстиції уЛьвівський області,
начальник відділу нортаріату
У статті долсліджується особливості вчинення нотаріальних дій посадовими
особами органів місцевого самоврядування.
Ключові слова: посадова особа органу місцевого самоврядування, вчинення
нотаріальних дій, посвідчення заповітів, довіреностей, обмеження у вчиненні
нотаріальних дій.
Відповідно до статті 1 Закону України „Про нотаріат” [1] у населених пунктах,
де немає нотаріусів, нотаріальні дії вчиняють посадові особи органів місцевого
самоврядування.
Компетенцію названих осіб, щодо вчинення ними нотаріальних дій
передбачено у статті 37 Закону України „Про нотаріат”.
У населених пунктах, де немає нотаріусів уповноважені на це посадові особи
органу місцевого самоврядування вчиняють такі нотаріальні дії:
– вживають заходів щодо охорони спадкового майна;
– посвідчують заповіти (крім секретних);
– видають дублікати посвідчених ними документів;
– засвідчують вірність копій (фотокопій) документів і виписок з них;
– засвідчують справжність підпису на документах.
При цьому наголошуємо на тому, що посадові особи органів місцевого
самоврядування не мають права оформляти документи, призначені для
використання за межами кордону.
Відповідно до Закону України № 1055-17 від 03 березня 2009 року “Про
внесення змін до статті 245 Цивільног
посадових осіб органів місцевого самоврядування по вчиненню дій, прирівняних
до нотаріальних”, а також пункту четвертого частини другої статті 40 Закону
України “Про нотаріат” в редакції Закону N 1054-VI від 03.03.2009 довіреності
осіб, які проживають у населених пунктах, де немає нотаріусів, посвідчені
уповноваженою на це посадовою особою органу місцевого самоврядування, крім
довіреностей на право розпорядження нерухомим майном, довіреності на
управління і розпорядження корпоративними правами та довіреностей на
користування та розпорядження транспортними засобами.
Звертаємо увагу на те, що посадові особи органів місцевого самоврядування
посвідчуються довіреності лише від громадян, які проживають на території
сільської чи селищної ради та не мають право посвідчувати довіреності від
юридичних осіб. У відповідності із статтею 7 Закону "Про нотаріат" посадові особи виконавчих
комітетів, які вчиняють нотаріальні дії, у своїй діяльності керуються законами
України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями
Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України,
а на території Республіки Крим, крім того, - законодавством Республіки Крим,
наказами Міністра юстиції України, нормативними актами обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, зокрема, Інструкцією про
порядок вчинення нотаріальних дій посадовими особами виконавчих комітетів
сільських, селищних, міських Рад народних депутатів України, затвердженою
наказом Міністретства юстиції України N 22/5 від 25 серпня 1994 року,
зареєстровано в Міністерстві юстиції України 26 жовтня 1994 року N 256/466 [ 2].
Нотаріальні дії у виконавчих комітетах сільських, селищних, міських Рад
вчиняють посадові особи, на яких за рішенням виконавчого комітету відповідної
ради покладено вчинення цих дій. Вказані посадові особи виконавчих комітетів,
які вчиняють нотаріальні дії, зобов'язані додержувати таємниці цих дій.
Обов'язок додержання таємниці вчинюваних нотаріальних дій поширюється
також на осіб, яким про вчинені нотаріальні дії стало відомо у зв'язку з виконанням
ними службових обов'язків. Особи, винні в порушенні таємниці вчинюваних
нотаріальних дій, несуть відповідальність у порядку, встановленому
законодавством України.
Слід зазначити, що відповідно до статті 9 Закону "Про нотаріат" посадова
особа органу місцевого самоврядування, яка вчиняє нотаріальні дії, не вправі
вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого
чоловіка чи своєї дружини, їх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби,
братів, сестер), а також на ім'я та від імені працівників даного органу місцевого
самоврядування. Також посадові особи не вправі вчиняти нотаріальні дії також на
ім'я і від імені цього органу місцевого самоврядування. У зазначених випадках
нотаріальні дії вчиняються державною нотаріальною конторою, приватним
нотаріусом чи у будь-якому органу місцевого самоврядування іншої сільської,
селищної, міської ради. Наголошуємо, що нотаріальні і прирівняні до них дії,
вчиненіз порушенням встановлених правил, є недійсними.
Посадові особи виконавчих комітетів зобов'язані сприяти громадянам,
підприємствам установам і організаціям у здійсненні їх прав та захисті законних
інтересів, роз'яснювати права і обов'язки, попереджати про наслідки вчинюваних
нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана
їм на шкоду.У відповідності із статтею 15 Закону "Про нотаріат" мова нотаріального
діловодства визначається статтею 20 Закону "Про мови в Українській РСР". Якщо
особа, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, не знає мови, якою ведеться
діловодство, тексти оформлюваних документів мають бути перекладені їй
посадовою особою виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальну дію, або
перекладачем, про що зазначається в посвідчувальному написі. Особа, що не володіє
мовою, якою виготовлений документ, підписується тією мовою, яку вона знає.
Нотаріальні дії вчиняються в приміщенні органу місцевого самоврядування.
Однак. в окремих випадках, коли фізична особа не може з'явитися в зазначене
приміщення, а також коли того вимагають особливості посвідчуваного заповіту
нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаними приміщеннями, але в межах
території діяльності органу місцевого самоврядування.
Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням, то у посвідчувальному
написі та в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записується місце вчинення
нотаріальної дії (удома, у лікарні, за місцезнаходженням юридичної особи тощо) із
зазначенням адреси, а також причин, з яких нотаріальна дія була вчинена поза
вказаними приміщеннями.
Посадова особа органу місцевого самоврядування відмовляє у вчиненні
нотаріальної дії у таких випадках: – вчинення такої дії суперечить законові;
– дія підлягає вчиненню нотаріусом або посадовою особою іншого органу
місцевого самоврядування;
– з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулася недієздатна особа,
особа, цивільна дієздатність якої обмежена або представник, який не має
необхідних повноважень;
Також посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, не приймає для вчинення
нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства
або містять відомості, що паплюжать честь і гідність людини.
За загальним правилом нотаріальні дії вчиняються в день подачі всіх
необхідних документів після оплати цієї дії.
Наголошуємо на тому, що згідно з вимогами частини 1 статті 43 Закону
України “Про нотаріат”, не допускається вчинення нотаріальної дії у разі
відсутності осіб - її учасників або їх уповноважених осіб.
Посадові особи при вчиненні нотаріальних дій встановлюють особу учасників
цивільних відносин, які особисто звернулися за вчиненням нотаріальних дій, тобто
зобов'язані пересвідчитися в тому, що саме ця особа є зацікавленою особою і саме
щодо неї вчиняється нотаріальна дія.
Також однією з умов посвідчення правочинів, в тому числі заповітів, є
перевірка дієздатності фізичних осіб, а також дієздатності та правоздатності
юридичних осіб.
При посвідченні заповітів перевіряється справжність підписів громадян, які
звернулись за вчиненням нотаріальної дії.
Нотаріально посвідчувані заповіти підписуються лише у присутності
посадової особи, яка вчиняє нотаріальну дію.
Якщо фізична особа внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних
причин не може власноручно підписати заповіт, довіреність, заяву чи інший
документ, то за її дорученням і в її присутності та в присутності посадової особи
органу місцевого самоврядування, яка вчиняє нотаріальні дії, заповіт, заяву чи
інший документ може підписати інший громадянин. Про причини, з яких фізична
особа, зацікавлена у вчиненні нотаріальної дії, не могла підписати документ,
зазначається у посвідчувальному написі.Наголошуємо, що заповіт не може підписувати особа, на користь якої його
посвідчено.
Якщо фізична особа, яка звернувся за вчиненням нотаріальної дії,
неписьменна або сліпа, посадова особа виконавчого комітету, крім того,
зобов'язана прочитати йому текст документа і зробити про це на документі
відмітку. Якщо сліпа особа письменна, то вона сама підписує документ.
Якщо глуха, німа або глухоніма особа, що звернулася за вчиненням
нотаріальної дії, письменна, то вона сама прочитує документ і власноручно
підписує його. Однак, якщо така особа неписьменна, то при вчиненні нотаріальної
дії обов'язково повинна бути присутня письменна особа, яка може порозумітися з
ним і засвідчити своїм підписом, що зміст заповіту, довіреності, заяви чи іншого
документа відповідає волі учасника нотаріального процесу.
Згідно зі статтею 46 Закону "Про нотаріат" нотаріуси або посадові особи, які
вчиняють нотаріальні дії, вправі витребувати від підприємств, установ і організацій
відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій.
Відповідні відомості і документи повинні бути подані в строк, що не може
перевищувати одного місяця.Слід зазначити, що відповідно до статті 9 Закону "Про нотаріат" посадова
особа органу місцевого самоврядування, яка вчиняє нотаріальні дії, не вправі
вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого
чоловіка чи своєї дружини, їх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби,
братів, сестер), а також на ім'я та від імені працівників даного органу місцевого
самоврядування. Також посадові особи не вправі вчиняти нотаріальні дії також на
ім'я і від імені цього органу місцевого самоврядування. У зазначених випадках
нотаріальні дії вчиняються державною нотаріальною конторою, приватним
нотаріусом чи у будь-якому органу місцевого самоврядування іншої сільської,
селищної, міської ради. Наголошуємо, що нотаріальні і прирівняні до них дії,
вчиненіз порушенням встановлених правил, є недійсними.
Звертаємо увагу на необхідності при посвідчені заповітів у текстах
обов'язково зазначати ідентифікаційний номер заповідача за даними
Державного реєстру фізичних осіб платників податків. На підтвердження
наявності ідентифікаційного номера (коду) подається відповідна, завірена
уповноваженою особою, довідка або (витяг), фотокопія якої(го) долучається до
примірника правочину, який залишається у справах органу місцевого
самоврядування. Наявність ідентифікаційного номера заповідача при
оформленні спадщини після його смерті дасть можливість спростити пошук.
згідно із відомостями Спадкового реєстру, [3] посвідчених заповітів від імені
спадкодавця. Адже на практиці зустрічаються випадки, коли на ім'я
спадкодавця або його однофамільців згідно даних Спадкового реєстру,
отримуються нотаріусом дані про посвідчення по декілька десятків, а той
більше двох сотень заповітів. А для оформлення спадщини нотаріусу необхідно
зробити запити у всі нотаріальні органи (державні нотаріальні контори, до
державних нотаріальних архівів, приватних нотаріусів, а також до органів
місцевого самоврядування) щодо посвідчених ними заповітів, щоб виявити, чи
заповіт посвідчувався дійсно даним заповідачем. після якого оформляється
спадщина, а не іншим однофамільцем) На нотаріально оформлюваних документах не заповнені до кінця рядки та інші
вільні місця прокреслюються, дописки (приписки) і виправлення повинні бути
застережені посадовою особою перед підписом заповідача та інших осіб, які
підписали заповіт і повторені в кінці посвідчувального напису. Звертамо увагу на
те, що виправлення мають бути зроблені так, щоб все помилково написане, а потім
закреслене, можна було прочитати. Це виправлення повинно бути підписано
заповідачем (або іншою особою, яка на прохання заповідача підписала заповіт) у
присутності посадової особи і повторені в кінці посвідчувального напису перед
підписом вказаної посадової особи.
У разі, якщо документи, що посвідчуються, видаються або засвідчуються,
викладені на двох і більше окремих аркушах, вони повинні бути прошиті або
скріплені у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення їх цілісності,
завірений підписом посадової особи з прикладенням гербової печатки
відповідного органу місцевого самоврядування та зазначенням кількості
скріплених аркушів.
Всі нотаріальні дії, які вчиняються посадовими особами органів місцевого
самоврядування, реєструються в реєстрах для реєстрації нотаріальних дій. Кожній
нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер. А номер, під яким
нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі, позначається в посвідчувальному написі
документа, що посвідчується чи засвідчується посадовою особою Наголошуємо, що нумерація в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій з
початку кожного календарного року ведеться з першого номера.
Реєстри повинні бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані, а кількість
аркушів має бути завірена підписом посадової особи районної державної
адміністраціїз прикладенням гербової печатки.
Запис нотаріальної дії в реєстрі провадиться посадовою особою чорнилом
(або кульковою ручкою) і тільки після того, як посвідчувальний напис чи
документ, що посвідчується чи засвідчується, підписаний. Запис олівцем і
підчистки в реєстрі не допускаються, вільні місця повинні бути прокреслені, а
зроблені виправлення застереженіза підписом посадової особи.
Слід наголосити, що посадові особи видають виписки з реєстрів для
реєстрації нотаріальних дій тільки фізичним особам та юридичним особам, за
дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії. У разі смерті особи
чи визнання її померлою такі довідки видаються спадкоємцям померлого. У
разі визнання особи безвісно відсутньою опікун, призначений для охорони
майна безвісно відсутнього, має право отримувати довідки про вчинені
нотаріальні дії, якщо це необхідно для збереження майна, над яким встановлена
опіка. По аналогії з нотаріусами, посадові особи органів місцевого самоврядування,
видають довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи надаються
нотаріусом протягом десяти робочих днів на обґрунтовану письмову вимогу суду,
прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв'язку з цивільними,
господарськими, адміністративними або кримінальними справами, справами про
адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, з
обов'язковим зазначенням номера справи та прикладенням гербової печатки
відповідного органу. Зауважуємо, що довідки про наявність складеного заповіту та
витяги із спадкового реєстру за виключенням заповідача видаються тільки після
смертізаповідача.
У разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого посадовою
особою органу місцевого самоврядування, за письмовою заявою осіб, за
дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, посадовою особою
органу місцевого самоврядування видається дублікат утраченого документа.
Довідки про наявність складеного заповіту, за виключенням заповідача,
видаються тільки після смертізаповідача.
Дублікати документів, посвідчених або виданих посадовою особою, можуть
бути видані за письмовою заявою спадкоємців осіб, за довіреністю яких або щодо
яких вчинялася нотаріальна дія, а також виконавця заповіту. У цьому разі
посадовій особі, крім свідоцтва про смерть таких осіб, подаються документи, які
підтверджують їх родинні стосунки (свідоцтво виконавця заповіту). Дублікат
заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту
після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які
були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі
ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця.
Посадові особи, які вчиняють нотаріальні дії, у разі виявлення під час
вчинення нотаріальних дій порушення законодавства негайно повідомляють про це
правоохоронним органам для вжиття необхідних заходів. Якщо справжність
поданого документа викликає сумнів, то вказані посадові особи, вправі затримати
цей документ і направити його до установи (експерта) для проведення експертизи,
оплата якоїздійснюється в установленому законом порядку. За вчинення нотаріальних дій посадові особи органів місцевого
самоврядування справляють державне мито відповідно до Декрету Кабінету
Міністрів України “Про державне мито” №7-93 від 21 січня 1993 року.
Оскільки, чинне українське законодавство, після прийняття 25 серпня 1994
року Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій посадовими особами
виконавчих комітетів сільських, селищних, міських Рад народних депутатів
України, зазнало істотних змін, тому існує нагальна потреба у розробленні та
підготовці Міністерством юстиції України нової Інструкції про вчинення
нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування.
Часто на практиці, новообрані посадові особи органів місцевого
самоврядування, на яких покладено обов'язок по вчиненню нотаріальних дій,
зустрічаються з браком навиків, недостатком юридичних знань щодо посвідчення
заповітів, довіреностей та вчиненню інших нотаріальних дій.
На допомогу їм приходять працівники районний та міськрайонних
управлінь юстиції, відділу нотаріату Головного управління юстиції у Львівській
області, державні та приватні нотаріуси області, проводячи
правороз'яснювальну роботу та підготовку методичних рекомендацій зі
взірцями документів. [ 4, с. 209–281]
На нашу думку, всім посадовим особам органів місцевого самоврядування
необхідно постійно підвищувати свій професійний рівень, зокрема, по вчиненню
нотаріальних дій, шляхом проходження відповідних курсів підвищення
кваліфікації. Підвищення професійного рівня повинно завершуватися проведеним
підсумковим заліком.
1. Закон України “Про нотаріат” від 2 вересня 1993 року № 3425-ХІІ - Відомості
Верховної Ради України (ВВР), 1993, N 39, ст.383
2. Інструкція про порядок вчинення нотаріальних дій посадовими особами виконавчих
комітетів сільських. селищних, міських Рад народних депрутатів, затвердженої
наказом Міністерства юстиції України від 25 серпня 1994 р. № 22/5, зареєстрована в
Міністерстві юстиції України від 26 жовтня 1994 р. за № 256
3. Положення про Спадковий реєстр, затверджено наказом Міністерства юстиції України
від 17 жовтня 2000 р. № 51/5 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 7
квітня 2005 р. № 33/5), зареєстровано в Міністерстві юстиції України 7 квітня 2005 р.
за № 373/10653.
4. Долинська М.С. Довідник посадових осіб.-К.: Юстініан. 2007. – 360 с.
< Попередня Наступна >