Стаття 121. Гарантії і компенсації при службових відрядженнях

Кодекс законів про працю - Глава VIIІ (ст.118-129)
143

Стаття 121. Гарантії і компенсації при службових відрядженнях

Працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями. Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством. За відрядженими працівниками зберігаються протягом усього часу відрядження місце роботи (посада) і середній заробіток.

(Стаття 121 із змінами, внесеними згідно із Законом № 263/95-ВР від 05.07.95)

1. Підставою для встановлення гарантій, визначених цією статтею, є направлення працівника у службове відрядження, яким вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації (далі — підприємство) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Правовою основою регулювання відносин, пов'язаних з направленням працівника у службове відрядження, поряд з коментованою статтею є положення Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» (в редакції 1997 p.), що передбачає порядок включення до валових витрат платника податку (роботодавця) виплат на відрядження; постанова Кабінету Міністрів України № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23 квітня 1999 р. (із подальшими змінами) та Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України № 59 від 13 березня 1998 р. (із подальшими змінами).

Відрядження важливо відмежовувати від поїздок працівників, постійна робота яких здійснюється в дорозі; поїздок, зумовлених роз'їзним або пересувним характером робіт; переведення на роботу в іншу місцевість — у цих випа

дках застосовується інший порядок регулювання та види гарантій. Перш за все, варто зазначити, що службове відрядження здійснюється в межах трудових правовідносин, встановлених між конкретним працівником та власником (уповноваженим ним органом), що направляє у поїздку і, на відміну від переведень на роботу на інше підприємство, відряджений працівник не включається до штату іншого підприємства (хоча на нього поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений). Місцем постійної роботи відрядженого працівника вважається підприємство, що розташоване в певному населеному пункті, за межі якого він направляється для виконання доручення власника (уповноваженого ним органу) і з якого він не може щоденно повертатись додому.

Службове відрядження, як правило, має «разовий», тимчасовий (не довше 30, 60 днів) характер і розглядається як обов'язок працівника виконувати розпорядження власника у межах обумовленої трудовим договором роботи. Згода працівника на здійснення такої поїздки не передбачена. Тому відмова від виконання розпорядження вважається порушенням трудової дисципліни, окрім випадків обмеження повноваження направляти у відрядження відповідні категорії працівників. Виконання ж роботи, що має роз'їзний (пересувний) характер, передбачається в межах трудової функції працівника, що становить зміст його постійної роботи, і визначається домовленістю сторін (постанова Кабінету Міністрів України № 490 «Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, та працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер» від 31 березня 1999 р.). При цьому термін відрядження працівників, які направляються для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати періоду будівництва об'єктів. Разом з тим, граничні розміри надбавок (польового забезпечення) таким працівникам за день встановлюються в межах граничних норм витрат, установлених Кабінетом Міністрів України для відряджень працівників.

Якщо виконання доручення відрядженим працівником вимагає більшого терміну, ніж передбачено в законодавстві для здійснення службових відряджень, таку поїздку необхідно розглядати як тимчасове переведення в іншу місцевість. У такому випадку потрібно обов'язково отримати згоду працівника на виконання дорученої роботи.

2. Строк відрядження визначається керівником, але не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, за кордон — 60 календарних днів.

Необхідно враховувати, що днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з нульової години і пізніше — наступна доба. Однак, у випадках, коли станція (пристань, аеропорт) розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції (пристані, аеропорту). Так само визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.

До строку відрядження дні тимчасової непрацездатності не включаються. За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності.

3.  Певні особливості має встановлення строку відрядження працівника за кордон. Виїзд у відрядження за кордон і повернення в Україну в один і той самий день вважається одним днем відрядження. Фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається: а) у разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний контроль, — за відмітками контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України в закордонному паспорті або документі, що його замінює; б) у разі відрядження до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, — згідно з відмітками сторони, яка відряджає, та сторони, яка приймає, у посвідченні про відрядження.

Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття і вибуття працівника завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього. У разі відсутності належних відміток добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються. З дозволу керівника може братися до уваги затримка у відрядженні (в разі захворювання або з інших причин, не залежних від працівника) тривалістю понад добу, але не більш як 60 календарних днів. Потреба у затримці повинна бути підтверджена довідкою дипломатичної або консульської установи України за кордоном. За час затримки в дорозі без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

4.  Відповідні особливості встановлено щодо регулювання режиму робочого часу і часу відпочинку відрядженого працівника. В цілому на нього поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Однак якщо працівник не використав дні відпочинку за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються. Разом з тим, якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку. Крім того, якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.

5. За відрядженим працівником зберігаються місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі.

Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи. На прохання відрядженого працівника заробітна плата може пересилатися поштою за рахунок підприємства, що його відрядило. Якщо відряджена особа працює за сумісництвом, то на час відрядження її середній заробіток зберігається тільки на тому підприємстві, що його відрядило. Якщо працівника направлено у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом, середній заробіток зберігається за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що направляли працівника у відрядження, за згодою між ними.

6.  Серед гарантій, які передбачені для відряджених працівників, є також виплата добових витрат, тобто видатків на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи. Зазначені витрати вважаються такими, що не потребують спеціального документального підтвердження. Норми добових в сучасний період встановлені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23 квітня 1999 р.

За рахунок добових оплачуються витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях або до проїзних документів. Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

Добові виплачуються в межах граничних норм, установлених зазначеною постановою за кожний день (включаючи день від'їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками). День вибуття у відрядження й день прибуття до місця постійної роботи зараховуються як два дні, що враховується при визначенні кількості днів відрядження для виплати добових. При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

Працівникові також сплачуються добові протягом усього часу тимчасової непрацездатності, поки він не може за станом здоров'я приступити до виконання службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше двох місяців.

7. Добові витрати за час перебування у відрядженні за кордоном відшкодовуються в межах граничних норм за кожний день відрядження, включаючи день виїзду та приїзду. У разі включення витрат на харчування до рахунків на наймання житлового приміщення та у випадках, коли відряджені працівники за умовами запрошення забезпечуються стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні перебування (дорозі), — в межах граничних норм з урахуванням кількості разів харчування на добу. У цьому випадку добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються у відсотках норм добових витрат для даної зарубіжної країни згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України № 663 від 23 квітня 1999 p., зокрема 80 відсотків при одноразовому, 55 відсотків — дворазовому, 35 відсотків — триразовому харчуванні.

Крім цього, здійснюється перерахунок добових витрат в залежності від кількості разів харчування за кожну добу окремо впродовж відрядження за кордон. Якщо дата виїзду у відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний контроль, або дата повернення з них не збігається з датами за відмітками в закордонному паспорті чи документі, що його замінює, то добові витрати за час проїзду територією України відшкодовуються відповідно до порядку, передбаченого для відряджень у межах України. В такому самому порядку здійснюється відшкодування витрат, якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до країни, з якою не встановлено чи спрощено прикордонний контроль, або повертаючись з такої країни, має транзитну зупинку на території України. У разі відсутності такої зупинки добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, за нормами, встановленими для відряджень за кордон. Працівнику підприємства, який направлений на роботу в зарубіжні країни на термін, що перевищує 60 календарних днів, і який отримує в період перебування за кордоном заробітну плату в іноземній валюті, в разі відрядження в межах країни перебування та до інших країн добові витрати відшкодовуються в межах граничних норм. Якщо сторона, яка приймає, забезпечує відрядженого за кордон працівника додатковими валютними коштами у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до країни призначення і назад та на наймання житлового приміщення) або добових витрат, то сторона, яка відряджає, виплату йому добових витрат зменшує на суму додатково наданих коштів. Виплата добових витрат взагалі не провадиться стороною, що відряджає, якщо сума, надана стороною, яка приймає, більша або дорівнює встановленим нормам добових витрат. Необхідно звернути увагу на те, що добові виплачуються за умови наявності відміток у посвідченні про відрядження.

8.  Підприємство відшкодовує витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення у розмірі фактичних витрат з урахуванням побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, але також за наявності підтвердних документів (в оригіналі).

Працівникові, відрядженому в межах України, відшкодовується плата за бронювання місця в готелях у розмірі не більш як 50 відсотків його вартості за одну добу, згідно з поданими підтвердними документами в оригіналі. Відшкодовуються витрати на наймання житлового приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, у разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника (відшкодовуються на загальних підставах, крім випадків, коли він перебуває на стаціонарному лікуванні). Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання, так само як вимушена зупинка в дорозі, повинні бути засвідчені в установленому порядку.

9.  Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами у поїздах, та страхових платежів на транспорті. Постановою Кабінету Міністрів України № 959 від 14 серпня 1996 р. затверджено Положення про обов'язкове особисте страхування від нещасних випадків на транспорті, яким визначається порядок здійснення такого страхування пасажирів залізничного, морського, внутрішнього водного, автомобільного і електротранспорту, крім внутрішнього міського, під час поїздки або перебування на вокзалі, в порту, на станції, пристані. Обов'язкове особисте страхування не поширюється на пасажирів: морського і внутрішнього водного транспорту на прогулянкових лініях; внутрішнього водного транспорту внутріш-ньоміського сполучення і переправ; автомобільного і електротранспорту на міських маршрутах. Пасажири вважаються застрахованими з моменту оголошення посадки в морське або річкове судно, поїзд, автобус або інший транспортний засіб до моменту завершення поїздки. Страховий платіж по обов'язковому особистому страхуванню утримується з пасажира транспортною організацією, яка має агентську угоду із страховиком, на лініях залізничного, морського, внутрішнього водного, автомобільного та електротранспорту на міжобласних і міжміських маршрутах у межах однієї області, Автономної Республіки Крим у розмірі до 2 відсотків вартості проїзду, на маршрутах приміського сполучення до 5 відсотків вартості проїзду. Кожному застрахованому транспортна організація, що виступає агентом страховика, видає страховий поліс. При страхуванні пасажирів усіх видів транспорту міжнародних сполучень страховий платіж включається у вартість квитка і утримується з пасажира транспортною організацією у розмірі до 2 відсотків вартості проїзду. Пасажири, що мають право на безкоштовний проїзд відповідно до чинного законодавства, підлягають обов'язковому особистому страхуванню без сплати страхового платежу і без отримання ними страхового полісу.

Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений, або до місця перебування у відрядженні. Витрати на проїзд відрядженого працівника в м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1— 4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ї і 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу керівника підприємства, згідно з поданими проїзними документами. Передбачається, що адміністрація може запропонувати відрядженому працівникові вид транспорту, яким йому слід користуватися за наявності декількох видів транспорту, що зв'язує місце постійної роботи з місцем відрядження. У разі відсутності такої пропозиції працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту. Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого з керівником. Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника підприємства і за наявності підтвердних документів.

У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту. Відшкодовуються також інші витрати, пов'язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

Відрядженому працівникові понад установлені норми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та наймання житлового приміщення в дорозі, згідно з підтвердними документами в оригіналі.

З дозволу керівника підприємства працівникові можуть бути відшкодовані витрати у зв'язку з поверненням ним квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб, однак за наявності для цього поважних причин: рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо, а також за наявності документа, що підтверджує витрати.

10. Відрядженому працівникові за наявності підтвердних документів відшкодовуються витрати на побутові послуги, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків норм добових витрат за всі дні проживання. Провадиться також відшкодування витрат на службові телефонні переговори в розмірах, погоджених з керівником.

При направленні працівника у службове відрядження за кордон йому мають бути компенсовані витрати на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), на комісійні (в разі обміну валютних коштів), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування в місці відрядження, включаючи будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат. Відшкодовуються також «чайові», якщо вони включаються до рахунка згідно із законами країни перебування. Відшкодування ж витрат на алкогольні напої, тютюнові вироби, видовищні заходи не дозволяється.

11. Керівник підприємства може встановлювати обмеження щодо сум та мети використання коштів, наданих на відрядження.

При відрядженні державних службовців та інших осіб, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, установлюються додаткові обмеження. Зокрема, витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях або проїзних документів, оплачуються відрядженими за рахунок добових. Відшкодування витрат вартості проживання понад установлені граничні норми та оплата витрат на перевезення понад 30 кілограмів багажу здійснюються згідно з підтвердними документами в оригіналі лише з дозволу керівника. Державним службовцям і працівникам зазначених підприємств, установ та організацій, які перебувають за кордоном тривалий термін і отримують заробітну плату в іноземній валюті, та працівникам дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довготерміновому відрядженні та отримують виплати в іноземній валюті, у разі відрядження в межах країни перебування добові витрати відшкодовуються у розмірі 80 відсотків норм добових витрат, визначених у Додатку до постанови Кабінету Міністрів України № 663 від 23 квітня 1999 р. для даної країни. У разі відрядження у межах країни перебування терміном на одну добу добові витрати відшкодовуються у розмірі 50 відсотків зазначених норм. Керівники підприємств, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, особисто вирішують питання щодо відшкодування витрат на наймання житлових приміщень, що перевищують граничні норми, встановлені відповідно до зазначеної постанови, та витрат на проїзд у м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1—4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ї і 2-ї категорії, також повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу. Витрати на харчування, вартість якого визначена і включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим за рахунок добових. З дозволу керівника відрядженому працівникові можуть бути відшкодовані фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення, на проїзд та службові телефонні переговори. При цьому зазначені витрати та витрати, визначені в третьому абзаці п. 1.8 розділу II Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, належать до компенсаційних, оскільки вони пов'язані з перебуванням у місці відрядження і не включаються до сукупного оподатковуваного доходу працівника. Постановою Кабінету Міністрів України № 1354 «Про невідкладні заходи стабілізації фінансового ринку України» від 3 грудня 1997 р. з метою впорядкування службових відряджень як в межах України, так і за кордон, керівникам установ та організацій, що фінансуються за рахунок коштів бюджету, доручено обмежити використання службового транспорту, в тому числі повітряного. Указані обмеження встановлюються наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Взагалі ж, власник (або уповноважена ним особа) відповідно до пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» (в редакції 1997 року) може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження (відшкодування добових витрат, витрат на наймання жилого приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати). Зазначене має бути оформлене відповідним наказом (розпорядженням) по підприємству або визначено в наказі (розпорядженні) про відрядження.

12. Відрядження працівника має бути належним чином оформлене. Направлення працівників підприємств усіх форм власності у відрядження в межах України здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження.

Керівники центральних і місцевих органів виконавчої влади направляються у службові відрядження за рішенням відповідних посадових осіб згідно з порядком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України № 682 «Про впорядкування службових відряджень керівників органів державної виконавчої влади» від 27 червня 1996 р.

Підприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі, форма якого встановлена згідно з додатком 1 до зазначеної вище Інструкції.

У межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення і добові, відрядженому працівникові перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс. Протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження працівник зобов'язаний подати авансовий звіт про витрачену у зв'язку з відрядженням суму. Разом з авансовим звітом подаються посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, і документи в оригіналі про наймання житлового приміщення та проїзд (транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо). Витрати у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

13. Відрядження за кордон також здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат. Підприємство, що направляє працівника у відрядження за кордон, забезпечує його коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати у розмірах, які обумовлені реальними потребами у країні перебування, з дотриманням вимог Національного банку України щодо вивезення іноземної валюти за кордон. Працівник має бути ознайомлений з довідкою-розрахун-ком на виданий йому аванс та з чинними положеннями про звітування за його використання.

Граничні норми добових витрат, що встановлені в гривнях, перераховуються у долари США за прогнозним офіційним обмінним курсом національної валюти України до долара США на поточний рік. При авансуванні коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, перерахунок граничної норми, розрахованої в доларах США, у валюту країни відрядження, здійснюється за крос-курсом, розрахованим за встановленим Національним банком України офіційним обмінним валютним курсом національної валюти України до цих валют та долара США на день видачі авансу.

У разі виїзду у відрядження із зарубіжної країни до України відшкодування витрат на відрядження здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.

14. У випадках, коли працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, то він повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс. Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протягом трьох робочих днів подати авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти. Залишок коштів понад суму, використану згідно з авансовим звітом, підлягає поверненню працівником до каси підприємства в грошових одиницях, у яких було видано аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження; в разі застосування корпоративних пластико-вих карток міжнародних платіжних систем — не пізніше 10, а з дозволу керівника (за наявності поважних причин) — 20 робочих днів. У межах цих термінів керівник підприємства (в разі відсутності — його заступник) зобов'язаний прийняти рішення щодо затвердження авансового звіту. Разом з авансовим звітом подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, кредитною карткою, безготівковим перерахунком). До звіту додається ксерокопія відміток у закордонному паспорті, завірена відділом кадрів або керівником підприємства.

У разі неповернення працівником залишку коштів у визначений термін відповідна сума стягується з нього підприємством у встановленому чинним законодавством порядку, зокрема, за правилами ст. 127 цього Кодексу. Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти або якщо з поважних причин не отримано кошти на відрядження, то виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження; в разі застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем — не пізніше 10, а з дозволу керівника (за наявності поважних причин) — 20 робочих днів.

За відсутності відповідних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений Національним банком України на день затвердження авансового звіту. Дозвіл (погодження) керівника підприємства на відшкодування витрат понад встановлені норми оформлюється письмово за довільною формою.

Необхідно мати на увазі, що працівника, який не відзвітував про витрачені кошти у попередньому відрядженні, не дозволяється направляти у відрядження та видавати йому аванс.

15. Витрати на відрядження особи, яка перебуває в трудових відносинах з платником податку, включаються до складу валових витрат платника податку лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, а саме: запрошень сторони, яка приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладеного договору (контракту) та інших документів, які врегульовують або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства, яке відряджає працівника.

 

< Попередня   Наступна >